Teori Integratif dalam Komunikasi Organisasi

Oleh: Bambang Wibiono, S.I.P

 

Organisasi adalah struktur yang diciptakan melalui komunikasi. Orang berkomunikasi untuk mencapai tujuan individu dan tujuan bersama, oleh karena itu komunikasi digunakan untuk mencapai fungsi-fungsi penting dalam organisasi.

Salah satu sumber penting dalam organisasi adalah informasi, informasi ini untuk mengurangi ketidakpastian. Komunikasi, sebagian merupakan pengurai ketidakpastian melalui informasi, karena komunikasi mencakup penggunaan ‘bentuk2 simbolis’ umum yang saling dimengerti oleh para partisipannya.

Dua bentuk komunikasi yang berkaitan dengan dua bentuk informasi:

• Informasi absolute, yang terdiri dari keseluruhan kepingan pengetahuan yang ada dalam sistem. Keseluruhan informasi yang dikomunikasikan dalam suatu organisasi adalah komunikasi absolute.
• Informasi yang didistribusikan adalah informasi yang telah disebarkan melalui organisasi.

Kerangka structural fungsional bagi komunikasi organisasi terletak pada dimensi analisis:

1. Sistem level dari kerangka structural fungsional bagi komunikasi organisasi terdiri atas empat sub level: individual, dyadic, kelompok dan organisasional dalam suatu prinsip hierarki sistem. Individu berkomunikasi satu dengan yang lain dalam dyadic,beberapa dyadic berkerumun bersama2 ke dalam kelompok. Organisasi sebagai keseluruhanadalah suatu sistemdari kelompok2 yang saling berhubungan dan membentuk suatu jaringan kerja makro.

2. Fungsi-fungsi komunikasi. Farace menekankan tiga fungsi yaitu produksi, inovasi dan pemeliharaan. Produksi mengacu pada pengarahan, koordinasi control terhadap aktivitas organisasi. Inovasi membangkitkan atau mendorong perubahan dan gagasan baru dalam sistem. Sedangkan pemeliharaan diartikan untuk melindungi nilai-nilai individual dan hubungan antarpribadi yang dibutuhkan untuk mempertahankan sistem.

3. Struktur. Jika fungsi berkaitan dengan isi pesan, maka struktur berkaitan dengan timbulnya pola-pola atau aturan dalam penyampaian pesan.

Kelompok memiliki struktur internal yang menurut Richard Farace dapat dibagi menjadi tiga:

1. Struktur komunikasi atau jaringan kerja makro, yaitu pola-pola interaksi di dalam kelompok. Pertanyaan yg muncul disini: siapa berkomunikasi dengan siapa di dlm kelompok?

Jaringan kerja makro adalah suatu pola yang berulang2 dari transmisi informasi di dantara kelompok2 dalam suatu organisasi. Jaringan kerja yang biasanya mudah dipahami adalah table atau diagram susunan organisasi formal yang mejabarkan jaringan tugas. Adapula jaringan tidak resmi yang terdiri dari dua bagian pokok yaitu: para anggota dan rantai.

Rantai (links) ditandai oleh lima sifat:

1. Simetri atau tingkat yg menghubungkan pada anggota, umumnya berupa suatu rantai interaksi atas dasar keseimbangan/kesejajaran.
2. Kekuatan yang mengacu pada frekuensi interaksi. Orang yang lebih sering berkomunikasi akan memiliki rantai yang lebih kuat daripada orang yg jarang berkomunikasi.
3. Resiprositas (timbal balik) yaitu tingkat kesepakatan para anggota mengenai hubungan mereka. Jika seseorang merasa yakin bahwa dia sering berkomunikasi dengan orang lain,tetapi orang lain menyangkalnya makan rantai hubungannya tidak resiprokal.
4. Isi (content) yang merupakan esensi dari interaksi. Dengan mengamati isi dari berbagai rantai dalam suatu jaringan, kita dapat mengenali fungsi keseluruhan dari jaringan.
5. Cara (mode) yaitu bagaimana komunikasi dapat dicapai dan melalui saluran apa.

2. Struktur kekuasan: siapa memiliki kekuasaan atas siapa?

3. Struktur kepemimpinan berkaitan dengan distribusi peran di dalam kelompok, terutama distribusi dari peran2 yg berhubungan dengan pengaruh antarpribadi dari para anggota kelompok.

Dalam pengertian jaringan, kelompok ditandai oleh empat criteria yang membuatnya relative stabil:

• lebih dari separuh aktivitas komunikasi yang dilakukan kelompok berada di dalam kelompok.
• setiap individu harus dikaitkan dengan individu lain dalam kelompok
• kelompok tidak akan hancur oleh keluarnya satu orang atau rusaknya satu rantai hubungan
• kelompok harus memiliki minimal tiga anggota.

Jadi suatu jaringan adalah suatu rangkaian kelompok-kelompok dan anggota-anggota yang saling berkaitan. Dua peran penting dalam struktur jaringan adalah peran:

1. penghubung (liaison), bukan anggota dari kelompok manapun, meskipun dia menghubungkan dua kelompok atau lebih.
2. jembatan (bridge), anggota kelompok yg juga berhubungan dengan kelompok lain.