TEORI-TEORI KOMUNIKASI ORGANISASI

Oleh: Bambang Wibiono, S.I.P

 

Pentingnya Komunikasi dalam Organisasi

Komunikasi merupakan bidang kajian yang menarik untuk dipelajari, karena pengetahuan mengernai prinsip-prinsip dasar dan keahlian komunikasi akan memudahkan setiap orang yang ada dalam suatu organisasi dapat melaksanakan tujuan yang sudah ditetapkan dengan lebih efektif dan efisien.

Pengertian komunikasi organisasi

Menurut Kathleen K Reardon (1987), komunikasi adalah usaha untuk mencapai kesamaan makna ‘commonness’, karena melalui komunikasi kita mencoba berbagi informasi, gagasan atau sikap kita dengan partisipan lain dalam organisasi.

Model komunikasi menurut Steward L. Tubbs dan Sylvia Moss dalam buku Human Communication:
1. Model Komunikasi Linier, yaitu pandangan satu arah (one way view of communication) dimana komunikator memberikan satu stimuli dan komunikan melakukan respons atau tanggapan yg diharapkan tanpa mengadakan seleski dan interpretasi.

2. Komunikasi Interaksional, yaitu komunikasi proses dua arah dimana penerima melakukan seleksi, interpretasi dan memberikan respons terhadap pesan dari pengirim.

3. Komunikasi Transaksional, yaitu pandangan komunikasi yang hanya dapat dipahami dalam konteks hubungan diantara dua orang atau lebih dimana semua perilaku adalah komunikaitif, tidak ada satupun yang tidak dapat dikomunikasikan.

Dalam tindakan yang nyata, komunikasi organisasi mengenal dua arus komunikasi: 

1.    Arus vertical 
(downward communication), Komunikasi yang berlangsung ketika orang-orang yang berada pada tataran manajemen mengirimkan pesan kepada bawahannya.
Fungsinya:
a. pemberian.penyampain instruksi kerja
b. penjelasan ttg untuk apa tugas dilaksanakan
c. penyampaian informasi mengenai peraturan yang berlaku.
d. pemberian motivasi kepada karyawan untuk bekerja lebih baik.

(upward communication), Komunikasi yang berlangsung ketika bawahanmengirim pesan kepada atasannya dimana fungsinya adalah:

a. penyampaian informasi ttg tugas yg sudah dilaksanakan
b. penyampaian informasi ttg persoalan tugas yg tidak dpt diselesaikan
c. penyampaian saran perbaikan dari bawahan
d. penyampaian keluhan dari bawahan ttg dirinya sendiri maupun pekerjaannya.

2. Arus horizontal

Komunikasi yang berlangsung di antara para karyawan/bagian yang berkedudukan setara. Fungsinya:
a. memperbaiki koordinasi tugas
b. upaya pemecahan masalah
c. saling berbagi informasi
d. upaya memecahkan konflik
e. membina hubungan melalui kegiatan bersama.

 
Proses Komunikasi
Proses komunikasi diawali oleh sumber baik individu maupun kelompok yang berusaha berkomunikasi melalui langkah-langkah sbb.:

1. Ideation: penciptaan suatu gagasan atau pemiihan seperangkat informasi utk dikomunikasikan.
2. Decoding (penciptaan pesan): sumber menerjemahkan informasi atau gagasan dalam wujud kata-kata, tanda/lambang yg diharapkan mempunyai efek terhadap orang lain. Pesan: adalah alat-alat dimana sumber mengekspresikan gagasannya dalam bentuk bahasa lisan, tertulis ataupun perilaku nonverbal spt bahasa insyarat, ekspresi wajah atau gambar-gambar. 
3. Encoding (penyampaian pesan yang telah disandi), sumber menyampaikan pesan dg berbicara, menulis, menggambar atau melalui tindakan tertentu dengan menggunakan channel (saluran) yaitu alat untuk menyampaikan pesan (lisan: tatap muka, radio, telepon dan tertulis: televise, kaset, video atau overheadprojector).
4. Perhatian dialihkan kepada penerima pesan untuk menjadi pendengar, pembaca dan pengamat yang baik terhadap suatu pesan yang diterima. 
5. Feedback atau umpan balik yang memungkinkan sumber mempertimbangkan kembali pesan yang telah disampaikan kpd penerima.

Fungsi komunikasi organisasi:

1. Informatif
Seluruh anggota dalam suatu organisasi dapat memperoleh informasi yang lebih banyak, lebih baik dan tepat waktu.

2. Regulatif
Fungsi ini berkaitan dengan peraturan-peraturan yang berlaku dalam suatu organisasi yang dipengaruhi oleh atasan yang berada dalam tataran manajemen dan pesan yang berorientasi pada kerja.

3. Persuasif
Bawahan dipersuasi untuk melakukan pekerjaannya untuk menghasilkan kepedulian yang lebih besar.

4. Integratif
Menyediakan saluran yang memungkinkan karyawan dapat melaksanakan tugas dan pekerjaan dengan baik yaitu saluran formal dan informal.
 

Memahami Komunikasi dalam Organisasi

Gaya komunikasi adalah perilaku komunikasi yang dilakukan seseorang dalam suatu organisasi yang bertujuan untuk mendapatkan respons dari orang lain terhadapa pesan organisasional yang disampaikan. Dalam dataran teoritis kita mengenal enam gaya komunikasi yang bersumber dari Jerry W. Koehler, Karl W.E. Anatol, Ronald L. Applbaum. Gaya komunikasi yang bermakna adanya kesamaan (equalitarian style) adalah gaya yang ideal.

Pengertian kekuasaan adalah kualitas yang melekat ketika dua atau lebih individu melakukan interaksi. Menurut French dan Raven, ada lima tipe kekuasaan:

1.  Reward, memusatkan perhatian pada kemampuan untuk memberi ganjaran atau imbalan atas pekerjaan/tugas yang dilakukan oleh orang lain melalui suatu kejadian atau situasi yang memungkinkan orang lain menemukan kepuasan.

2. Coercive, memusatkan pandangan pada kemampuan untuk memberi hukuman kepada orang lain.

3. Referent, tipe ini didasarkan pada suatu hubungan ‘kesukaan’ atau ‘liking’, yaitu ketika seseorang mengidentifikasi orang lain yang mempunyai kualitas atau persyaratan seperti yang diinginkan.

4. Expert, kekuasaan yang berdasarkan pada keahlian ini memfokuskan pada suatu keyakinan bahwa seseorang yang mempunyai kekuasaan, pastilah ia memiliki pengetahuan, keahlian dan informasi yang lebih banyak dalan suatu persoalan tertentu.

5. Ligitimate power, ketika seseorang melalui suatu persetujuan dan kesepakatan diberi hak untuk mengatur dan menentukan perilaku orang lain dalam suatu organisasi (misal org yang dituakan dan memiliki senioritas dalam organisasi.
 
Yang terpenting untuk diperhatikan tentang kekuasaan adalah bahwa orang-orang yang berada dalam tataran manajemen perlu menyadari untuk sesedikit mungkin menggunakan cara-cara koersif (paksaan) dan pemberian insentif (rangsangan) kepada bawahan, karena dua cara tsb tidak akan efektif.
 
Tindak komunikasi yang dilakukan dalam suatu organisasi tidak selalu memunculkan efek seperti yang dikehendaki. Guna mengurangi efek yang tidak diharapkan tsb maka diperlukan adanya pemahaman mengenai prinsip-prinsip umum berkomunikasi dalam organisasi yang mencakup:
 
1. Mendefinisikan tujuan berkomunikasi
2. Bagaimana memilih audiens yang terbaik
3. Bagaimana menggunakan saluran yang terbaik.